ПОЛОЖЕНИЕ
комитета по делопроизводству и контролю администрации муниципального образования город Ефремов
1. Общие положения
Комитет по делопроизводству и контролю администрации муниципального образования город Ефремов (далее – Комитет) является структурным подразделением администрации муниципального образования город Ефремов (далее – администрация), обеспечивающим проведение в администрации, организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе применения информационных технологий в работе с документами, обращениями граждан и организаций, контроль за соблюдением установленного порядка обеспечения документационных процессов.
Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законы, законами Российской Федерации, нормативными документами и правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, законами, постановлениями, распоряжениями и иными нормативно-правовыми актами Тульской области, Уставом муниципального образования город Ефремов, решениями Собрания депутатов муниципального образования город Ефремов, постановлениями и распоряжениями администрации, а также настоящим положением.
Комитет оперативно подчиняется главе администрации муниципального образования город Ефремов, непосредственно - руководителю, согласно действующей структуре администрации муниципального образования город Ефремов, утвержденный Решением Собрания депутатов муниципального образования город Ефремов.
Деятельность Комитета координируется главой администрации муниципального образования город Ефремов. Оперативно Комитет подчиняется главе администрации.
Комитет в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации, органами исполнительной власти Тульской области, органами местного самоуправления, а также гражданами и организациями, предприятиями и учреждениями различных форм собственности.
В структуру комитета по делопроизводству и контролю входит сектор по информационному обеспечению администрации муниципального образования город Ефремов. Деятельность сектора регламентируется Положением о секторе информационного обеспечения, утверждаемым постановлением администрации муниципального образования город Ефремов.
Финансовое обеспечение деятельности Комитета осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования город Ефремов.
Права и обязанности каждого работника Комитета определены должностной инструкцией.
Комитет не является юридическим лицом.
Адрес Комитета: 301840, г. Ефремов, ул. Свердлова, д.43.
2. Основные задачи комитета
Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в администрации.
Совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения информационных технологий в работе с документами.
Обеспечение четкого прохождения служебных документов в администрации, контроля за правильностью их оформления, исполнения, сохранности и подготовки к передаче в архив.
Обеспечение установленного порядка рассмотрения письменных и устных обращений и сообщений граждан, организация приема населения в администрации.
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в администрации.
3. Основные функции комитета
В соответствии с возложенными задачами Комитета осуществляет следующие функции:
участие в мероприятиях антикоррупционной направленности;
обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений и сообщений граждан, запросов организаций и иных документов, находящихся на контроле в Комитете и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;
прием, регистрация обращений и сообщений поступившие в администрацию муниципального образования город Ефремов из федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» по средствам платформы обратной связи;
координация работы администрации сообщений из открытых источников в социально интернет сетях «Одноклассники», В Контакте;
своевременная организация работы с сообщениями, поступивших в рамках проекта «Единый мобильный телефон»;
своевременное и регулярное размещение информации по результатам рассмотрения обращения граждан на портале ССТУ.РФ;
организация работы с поручениями Губернатора Тульской области в модуле «Контроль поручений;
обеспечение прохождения документационных процессов с использованием АСЭД;
прием поступающих документов, в том числе документов, зарегистрированных в АСЭД и направленных в виде регистрационной карты и электронного образа документа (далее - электронная копия документа) или электронного документа;
проверка соответствия количества и номеров документов, фактически полученных в электронном виде или на бумажном носителе, количеству и номерам документов, зарегистрированных в АСЭД;
прием, регистрация и распределение входящих документов (обращений и сообщений граждан, запросов организаций и иных документов), поступающих в администрацию;
регистрация постановлений администрации;
регистрация распоряжений администрации;
исполнение отдельного государственного полномочия по организации и ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления;
организация и осуществление в установленном порядке опубликования (обнародования) муниципальных правовых актов и иной информации муниципального образования город Ефремов в установленном решением Собрания депутатов муниципального образования город Ефремов;
регистрация договоров и соглашений, подписанные главой администрации, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
передача документов, в том числе в электронном виде, на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - исполнителю с выполнением переадресации в АСЭД;
осуществление контроля рассмотрения и исполнения документов, поступающих в администрацию;
проверка правильности оформления документов, преобразование в электронную форму (сканирование) документов;
регистрация исходящих (отправляемых) документов, передача на отправку адресатам (отправка адресатам);
ввод в АСЭД информации о ходе и результатах исполнения документов, списание в дело исполненных документов;
подготовка отчетов о качестве и сроках исполнения документов, находящихся на контроле в администрации;
подготовка справок-напоминаний структурным подразделениям администрации, о сроках исполнения документов, находящихся на контроле в администрации;
организация личного приема и консультаций граждан главой администрации в режиме видеосвязи, аудио связи и иных видов связи;
организация личного приема граждан и консультаций должностными и уполномоченными лицами администрации в пределах компетенции в режиме видеосвязи, аудио связи и иных видов связи;
организация приема граждан, обратившихся на личный прием в приемные Президента Российской Федерации, приемные государственных органов в режиме видеосвязи, аудио связи и иных видов связи;
составление номенклатуры дел;
формирование, оформление, учет, хранение дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка описей дел;
подготовка документации для архивного хранения;
своевременная передача дел на хранение, оформление актов о выделении дел (документов) к уничтожению;
проведение инструктажа вновь принятых муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы по вопросам организации работы с документами;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, получение и (или) изготовление бланков с воспроизведением герба;
учет печатей, штампов, используемых в работе, и бланков с воспроизведением герба муниципального образования город Ефремов;
проведение учебы и семинаров с различными категориями работников по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
консультирование муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы по вопросам, относящимся к компетенции Управления;
обеспечение приема поступившей корреспонденции, подготовленных документов, передача на рассмотрение главе администрации муниципального образования и возврат после подписания для дальнейшего оформления;
осуществление регистрации исходящей корреспонденции с использованием электронного документооборота (ЭД) в части регистрации судов;
осуществление регистрации доверенностей, выданных главой администрации муниципального образования;
осуществление регистрации служебных записок отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального образования за подписью заместителя главы администрации в ЭД;
ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача служебной информации руководителю, организация телефонных переговоров главы администрации;
прием и регистрация телефонограмм;
осуществление подготовки совещаний, проводимых главой администрации (оповещение участников о времени, месте);
организация работы приемной, регулирование потока посетителей;
ведение списка нужных адресов, телефонов и других сведений, необходимых для главы администрации;
формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их учета и хранения в течение установленного срока; оформление актов о выделении их к уничтожению по истечении срока хранения;
осуществление выдачи служебных документов из текущего архива по письменному запросу отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации муниципального образования город Ефремов;
выполнение других служебных поручений главы администрации муниципального образования;
прием звонков по телефону доверия и оформление «карточки телефона доверия»;
формирование и поддержание положительного имиджа администрации муниципального образования город Ефремов (далее - администрация), главы администрации;
подготовка и передача в средства массовой информации текстов официальных сообщений, поздравлений и благодарностей, обзоров событий, культурно - массовых мероприятий, фотоматериалов, информационных сообщений и иных материалов, представляющих интерес для населения;
проверка достоверности опубликованных сведений о деятельности администрации в средствах массовой информации;
подготовка совместно с отраслевыми (функциональными органами) администрации письменных и устных комментариев по запросам средств массовой информации относительно деятельности администрации, разъяснительных писем и опровержений;
формирование и размещение информационных материалов в социальных сетях администрации;
осуществление оперативного сбора и анализа материалов средств массовой информации и социальных сетей о деятельности администрации. Мониторинг обращений жителей в социальных сетях;
изучение тенденции изменения общественного мнения по вопросам деятельности администрации;
подготовка информации для размещения на официальном сайте муниципального образования город Ефремов, своевременная актуализация размещенной информации:
подготовка интервью, прямых эфиров, выступлений главы администрации и других представителей администрации в средствах массовой информации и социальных сетях;
подготовка текстов для выступлений, поздравлений главы администрации;
организация информационного обеспечения официальных мероприятий с участием главы администрации и других представителей администрации;
подготовка и передача информации для размещения на радиостанциях;
осуществление взаимодействия с телерадиокомпаниями по вопросам подготовки сюжетов о деятельности органов местного самоуправления муниципального образования город Ефремов;
подготовка контрактов на оказание услуг по сбору, подготовке и размещению информационных материалов о деятельности администрации муниципального образования город Ефремов;
сопровождение главы администрации и других официальных лиц администрации на официальных мероприятиях, совещаниях, встречах с жителями и т.п., ведение фотоотчетов;
ведение архива фото и видео файлов для дальнейшего формирования докладов, информационных обзоров и т.п.;
ведение деловой переписки, проведение телефонных переговоров;
ведение установленной технической документации, отчетов;
выполнение иных обязанностей, предусмотренных трудовым договором;
обеспечение выполнения следующих ключевых показателей эффективности для оценки деятельности согласно плановым показателям:
— доля своевременно и качественно выполненных поручений, документов, рассмотренных обращений от общего количества поручений, документов, обращений, подлежащих выполнению, рассмотрению;
— доля своевременно обновленной и размещенной информации о деятельности администрации на своих страницах в социальных сетях и официальном сайте;
— количество публикаций, выступлений, сюжетов, интервью в средствах массовой информации о деятельности администрации;
4. Организация комитета
Комитет по делопроизводству и контролю возглавляет руководитель аппарата, председатель комитета по делопроизводству и контролю, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации муниципального образования в соответствии с действующим законодательством.
Руководитель аппарата, председатель комитета по делопроизводству и контролю непосредственно подчиняется главе администрации.
Должность руководителя аппарата, председателя комитета по делопроизводству и контролю, является должностью муниципальной службы и относится к высшей группе должностей.
Руководитель аппарата,- председатель комитета:
осуществляет общее руководство деятельностью комитета, обеспечивает решение возложенных на него задач и функций, несет персональную ответственность за результаты его деятельности;
планирует текущую и перспективную работу комитета;
знакомит работников комитета с правовыми и методическими документами по делопроизводству;
распределяет обязанности между работниками комитета, осуществляет контроль за соблюдением работниками комитета норм и правил внутреннего распорядка, дает работникам комитета обязательные для них письменные или устные указания по вопросам, отнесенным к компетенции комитета, контролирует их исполнение;
вносит на рассмотрение главы администрации предложения об изменении структуры, штатного расписания комитета, назначении и освобождении от должности, поощрении и дисциплинарных взысканиях сотрудников комитета;
вносит предложения главе администрации по совершенствованию работы комитета, его материально-техническому и кадровому обеспечению;
действует без доверенности от имени комитета, представляет его в органах государственной власти, органах местного самоуправления, предприятиях, учреждениях, организациях;
отвечает в установленном порядке на письма граждан и запросы организаций;
осуществляет подготовку проектов постановлений и распоряжений, касающихся деятельности комитета;
запрашивает и получает от управлений, комитетов, отделов, секторов администрации, предприятий, учреждений района материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в компетенцию комитета;
организовывает исполнение муниципальных правовых актов, касающихся деятельности комитета;
участвует в совещаниях, проводимых руководством администрации, при заслушивании на них вопросов, касающихся деятельности комитета;
проводит совещания по вопросам, входящим в компетенцию комитета;
консультирует муниципальных служащих и сотрудников администрации по вопросам делопроизводства;
заверяет собственноручной подписью копии постановлений и распоряжений администрации;
участвует в мероприятиях антикоррупционной направленности;
осуществляет иные полномочия, возложенные на него в установленном порядке.
должен знать правовые аспекты в области информационно-коммуникационных технологий программных документов и приоритетов государственной политики в области информационно-коммуникационных технологий, правовые аспекты в сфере предоставления государственных и муниципальных услуг населению и организациям посредством применения информационно-коммуникационных технологий, аппаратное и программное обеспечение, возможности и особенности применения современных информационно-коммуникационных технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общие вопросы в области обеспечений информационной безопасности, основ проектного комитета;
иметь навыки-работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет, работы в операционной системе, управления электронной почтой, работы в текстовом редакторе, работы с электронными таблицами, подготовки презентаций, использования графических объектов в электронных документах, работы с базами данных.
5. Права и обязанность
В соответствии со своими задачами и функциями Комитета имеет право:
запрашивать и получать от структурных подразделений администрации, предприятий и организаций, расположенных на территории муниципального образования город Ефремов документы, связанные с осуществлением функций, возложенных на Комитет;
требовать от структурных подразделений администрации своевременного исполнения распорядительных документов Губернатора Тульской области, правительства Тульской области, главы администрации муниципального образования, обращений и сообщений граждан, запросов организаций и иных документов с установленным в порядке делопроизводства сроком исполнения;
возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением установленных правил, указания Комитета по устранению выявленных недостатков и нарушений в оформлении документов являются обязательными для структурных подразделений администрации;
готовить и участвовать в разработке проектов постановлений и распоряжений администрации, решений Собрания представителей муниципального образования город Ефремов, касающихся деятельности Комитета;
заверять копии постановлений и распоряжений администрации;
пользоваться печатями и штампами администрации;
принимать меры по сокращению документооборота;
осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации;
вносить предложения руководству администрации о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц, допускающих нарушения установленных правил работы с документами;
участвовать в пределах компетенции Комитета в совещаниях, заседаниях, проводимых главой администрации;
проводить семинары со специалистами структурных подразделений администрации по вопросам организации делопроизводства;
вносить предложения по улучшению работы с документами в администрации;
Комитет несет персональную ответственность за ненадлежащее выполнение возложенных на него задач и функций.
